المسمّى الوظيفي
منسق/ة عمليات حبق ناس
(مسار نمو لاحق إلى مدير/ة عمليات للوحدة)
ملخص الوظيفة
منسق/ة العمليات في حبق ناس هو الشخص الذي يحوّل فعاليات الوحدة وشراكاتها من حماس ومحادثات إلى تنفيذ مضبوط يمكن تكراره وتطويره. دوره حماية التجربة من الفوضى، ضبط الرزنامة واللوجستيات، تنظيم التعامل مع الفنانين والمتطوعين والأماكن، وضمان أن كل فعالية أو شراكة تخرج بجودة واضحة وملفات مرتبة وميزانية مفهومة.
نطاق الدور يخص حبق ناس حصراً: المجتمع والفعاليات والشراكات وإدارة تجربة الحضور. أي تعاون مع حبق ميديا أو حبق للإنتاج يتم عبر طلبات واضحة وجداول عمل محددة.
المسؤوليات الرئيسية
1) إدارة الرزنامة وخط الفعاليات
- إدارة رزنامة حبق ناس: فعاليات، اجتماعات تنسيق، مهل تأكيد أماكن، مهل تعاقدات، تواريخ نشر ترويجية متفق عليها.
- تحويل أي فعالية إلى خطة تنفيذ قصيرة تتضمن مراحل واضحة، أصحاب مهام، ومواعيد نهائية.
- تنظيم اجتماعات متابعة سريعة قبل كل فعالية وبعدها، وتوثيق القرارات وتحويلها إلى مهام.
2) تشغيل الفعاليات واللوجستيات
- إعداد وتشغيل “ملف فعالية” قياسي لكل حدث: وصف، أهداف، جمهور مستهدف، برنامج، احتياجات تقنية، فريق يوم الفعالية، خطة استقبال الحضور.
- إدارة اللوجستيات: المكان، التجهيزات، الكهرباء والصوت والإضاءة عند الحاجة، المقاعد، الإشارات، نقاط الدخول والخروج، طاولات استقبال، مواد مطبوعة بسيطة.
- تنسيق الموردين والخدمات: نقل، ضيافة، تصوير عند الحاجة عبر طلب منظم، أمن أو تنظيم دخول بحسب طبيعة المكان.
- وضع قائمة تحقق يوم الفعالية وتشغيلها، مع توزيع واضح للأدوار أثناء الحدث.
3) الشراكات والأماكن والرعاة الصغار
- بناء قاعدة بيانات للشركاء: أماكن، مبادرات، فنانين، داعمين محليين، مزودين.
- إدارة دورة الشراكة: تواصل أولي، عرض قيمة، اتفاق مكتوب، متابعة تنفيذ، تقييم بعد التنفيذ.
- توحيد نماذج بسيطة للشراكات: مذكرة تفاهم مختصرة، رزم رعاية، سياسات استخدام اسم وشعار.
4) إدارة الفنانين والمتعاونين
- تنسيق التواصل مع الفنانين: الدعوات، التأكيدات، المتطلبات، الجداول، الأجور، حقوق الاستخدام والنشر.
- تجهيز اتفاقات عمل خفيفة وواضحة حسب الحاجة: أجر، زمن حضور، مخرجات متوقعة، حقوق صور وفيديو.
- ضمان تجربة محترمة للفنانين يوم الفعالية: استقبال، غرفة تجهيز إن توفرت، ترتيب دخول وخروج، متابعة احتياجات أساسية.
5) الميزانيات والمتابعة المالية الأساسية
(ليس محاسباً، لكنه يجعل الصرف منضبطاً وواضحاً)
- إعداد ميزانية مبسطة لكل فعالية قبل اعتمادها: بنود، تقديرات، هامش طوارئ منطقي.
- متابعة الصرف الفعلي مقابل الميزانية وتجميع الفواتير والإيصالات وتوثيقها.
- تنظيم ملف مالي مختصر بعد كل فعالية: مصروفات، إيرادات إن وجدت، وملاحظات لتحسين النموذج.
6) تجربة الحضور وقواعد السلوك
- تصميم تجربة حضور واضحة: مسار دخول، ترحيب، إرشاد، تفاعل، وخروج.
- المساعدة في تطبيق قواعد حضور بسيطة: احترام، منع تحريض وكراهية، التعامل مع التصوير، وسياسة الأطفال والقاصرين عند وجودهم.
- إدارة آلية استقبال ملاحظات الحضور ورصد الشكاوى ومعالجتها بسرعة وبهدوء.
7) السلامة والمخاطر والاستجابة السريعة
- إعداد سجل مخاطر مبسط لكل فعالية: ازدحام، سلامة مكان، كهرباء وتجهيزات، سمعة، حساسيات محتوى، نقاط احتكاك محتملة.
- وضع خطة استجابة يوم الفعالية: من يتصرف، ما قناة التصعيد، وما الخطوات الأولى عند حادث أو توتر.
- رفع أي قلق جدي فوراً إلى القيادة التنفيذية وقائد/ة الوحدة.
8) الأدوات والتنظيم والأرشفة
- تشغيل أدوات متابعة واحدة للوحدة: لوحة مهام، رزنامة، مجلدات مشاريع، وقاعدة بيانات شركاء.
- تنظيم أرشيف الفعاليات: صور، فيديوهات، تصاريح، عقود، قوائم حضور، ملصقات، وتقييمات، مع تسمية واضحة للملفات.
- كتابة توثيق خفيف قابل لإعادة الاستخدام: قوالب، قوائم تحقق، خطوات تشغيل.
9) التنسيق مع الوحدات الأخرى عند الحاجة
- إرسال طلبات واضحة لحبق ميديا للترويج والتغطية: موجز، رسائل أساسية، مواد جاهزة، مهل نشر.
- إرسال طلبات واضحة لحبق للإنتاج عند الحاجة: متطلبات تصوير أو بث أو مونتاج، جدول، معايير تسليم.
خطوط الإشراف والتعاون
- المرجعية الإدارية: قائد/ة حبق ناس وبالتنسيق مع القيادة التنفيذية حسب الهيكل المعتمد.
- التعاون اليومي: مسؤولو الفعاليات، منسقو المتطوعين، الفنانون والمتعاونون، نقاط اتصال الأماكن والشركاء.
مؤشرات الأداء
- فعاليات تُنفّذ في وقتها وبجودة ثابتة وملفات مرتبة.
- انخفاض المفاجآت يوم الحدث بسبب وضوح اللوجستيات والأدوار.
- تحسن رضا الحضور والفنانين والشركاء.
- ميزانيات مفهومة وصرف منضبط وأرشفة قابلة للمراجعة.
المواصفات المطلوبة
الخبرة
- خبرة 2 إلى 4 سنوات في تنسيق فعاليات، تشغيل مبادرات ثقافية، إدارة شراكات، أو أدوار تشغيلية مشابهة.
- أفضلية لمن لديه خبرة في بيئات حساسة أو موارد محدودة ويعرف كيف ينجز بدون هدر.
المهارات
- تنظيم قوي وتفكير تشغيلي عملي.
- تفاوض لطيف وحازم مع أماكن وفنانين وموردين.
- كتابة عربية جيدة لصياغة ملخصات واتفاقات بسيطة، والإنجليزية ميزة.
- ارتياح مع أدوات إدارة المشاريع والملفات والسحابة.
الصفات الشخصية
- هادئ/ة تحت الضغط، سريع/ة التصرف، ويحسن ترتيب الأولويات.
- يذكّر الناس بالتزاماتهم بدون خلق توتر.
- حساس/ة للتفاصيل التي تصنع تجربة حضور محترمة وآمنة.
تفاصيل عملية
- الموقع: عن بعد ممكن مع حضور ميداني عند الفعاليات حسب المدينة والبرنامج.
- الوقت: يبدأ جزئي بساعات أسبوعية واضحة، قابل للتوسع مع نمو عدد الفعاليات والشراكات.
- نوع التعاقد: عقد خدمة أو استشارة في البداية، مع قابلية للانتقال لاحقاً إلى صيغة أكثر استقراراً.
مسار التطور إلى مدير/ة عمليات حبق ناس
مع توسع الوحدة، يتطور الدور ليشمل قيادة تشغيلية أوسع: إدارة فريق منسقين ميدانيين، تطوير رزم شراكات ورعاية، تثبيت سياسات حضور وسلامة موحدة، وإدارة رزنامة سنوية للفعاليات مع ميزانيات أكثر تفصيلاً.