المسمّى الوظيفي
منسق/ة عمليات لحبق ميديا وحبق للإنتاج
(مع مسار تطوّر لاحق إلى مدير/ة عمليات للوحدتين)
ملخص الوظيفة
منسق/ة العمليات هو الشخص الذي يحوّل شغل حبق ميديا وحبق للإنتاج من أفكار ومحادثات إلى تنفيذ منظم يمكن الاعتماد عليه. يدعم المدير التنفيذي والفريق التحريري والإنتاجي عبر متابعة المشاريع، الرزنامة، الأشخاص، الملفات، والعقود والميزانيات الأساسية، بحيث يتحرك خط التحرير وخط الإنتاج التجاري بسلاسة وبأقل قدر من الفوضى.
نطاق الدور هنا حصرياً: حبق ميديا (تحرير، نشر، تحقيقات، تقارير، سوشال، بودكاست) وحبق للإنتاج (تصوير، مونتاج، صوت، تصميم، تسليمات مدفوعة). أي تنسيق مع وحدات أخرى يتم فقط عند الحاجة وبالتنسيق مع المؤسس.
المسؤوليات الرئيسية
1) التنسيق الداخلي وإدارة الرزنامة
- إدارة رزنامة موحدة لعمل حبق ميديا وحبق للإنتاج: اجتماعات تحرير، خطط نشر، أيام تصوير، مهل تسليم، مواعيد مراجعات العميل.
- تنظيم اجتماعات المتابعة القصيرة وتحويل المخرجات إلى مهام واضحة: من يعمل على ماذا، متى، وما معيار التسليم.
- إعداد ملخص أسبوعي تنفيذي للمدير التنفيذي يتضمن: المستحق هذا الأسبوع، المتعثر، القرارات المطلوبة، وأي ضغط زمني قادم.
2) متابعة المشاريع وسير العمل
- بناء لوحات متابعة بسيطة للمشاريع على أداة واحدة أساسية (مثل Notion أو Trello أو Google Sheets) مع قالب موحد للمشروع.
- في حبق ميديا: ضبط سير العمل من الفكرة إلى النشر (فكرة، تكليف، جمع مواد، تدقيق، تحرير نهائي، تصميم، نشر، أرشفة).
- في حبق للإنتاج: ضبط سير العمل من الاتفاق إلى التسليم (متطلبات العميل، سكربت أو تصور، خطة تصوير، مونتاج، مراجعات، تسليم نهائي، أرشفة).
- التحقق من وجود نطاق واضح، جدول زمني، مالك مهمة لكل مرحلة، ومخرجات محددة لكل مشروع.
- التنبيه المبكر عن المخاطر: تأخر، نقص مواد، تضارب مواعيد، ضغط فريق، أو تغيّر متطلبات العميل.
3) الدعم الإداري والمالي الأساسي
(ليس محاسباً، لكنه يجعل الماليات قابلة للإدارة)
- تنظيم ملفات المشاريع: عقود، عروض أسعار، ملاحق، فواتير، إيصالات، مراسلات أساسية.
- متابعة مقارنة الصرف الفعلي مع الميزانيات في مشاريع الإنتاج والمشاريع الممولة في ميديا عند وجود منح.
- تجهيز ملخصات مالية بسيطة: ما تم صرفه، ما تبقى، وما يحتاج موافقة.
- المساهمة في توحيد النماذج: عرض سعر، أمر تنفيذ، اتفاق خدمة، نموذج تعاقد فريلانسر، نموذج تسليم واستلام.
4) تنسيق الفريق والمتعاونين
- إدارة قائمة حيّة للطاقم والمتعاونين: محررون، مراسلون، مصورون، مونتيرون، مصممون، مهندسو صوت، معلّقون صوتيون.
- تنسيق التكليفات وتوفر الأشخاص ومواعيدهم، وتقليل التضارب بين مشاريع ميديا والإنتاج.
- تسهيل انضمام أي متعاون جديد: الوصول للمجلدات، القنوات، قالب المشروع، وما هو مطلوب منه بالضبط.
- دعم بيئة عمل واضحة: قنوات تواصل، زمن رد متوقع، وتسلسل تصعيد عند الخلاف أو الضغط.
5) الأدوات والأنظمة والأرشفة
- ضبط بنية موحدة للتخزين السحابي: أسماء ملفات، نسخ، مجلدات، وترتيب يمكن لأي شخص فهمه.
- إدارة صلاحيات الوصول للملفات والقنوات، خصوصاً ما يتعلق بالمصادر والمواد الحساسة قبل النشر.
- توثيق طريقة العمل بشكل خفيف: قوالب، خطوات تسليم، ومعايير تسمية وأرشفة.
- التنسيق مع الفريق التقني عند الحاجة لضمان أن الأدوات تخدم الفريق ولا تعقّده.
6) المخاطر والسلامة وحماية البيانات
- تطبيق قواعد عملية لحماية المصادر والمواد الحساسة في حبق ميديا: أين تُحفظ، من يراها، ومتى تُشارك.
- التأكد أن مواد التصوير الميداني والبيانات الشخصية لا تبقى في قنوات مفتوحة أو أجهزة غير مؤمنة.
- رفع أي قلق جدي فوراً للمؤسس ومسؤول التحرير أو الإنتاج: سمعة، قانون، أمن، أو سلامة ميدانية.
7) التوثيق والتقارير والتحسين المستمر
- ضمان وجود “ملف مشروع” مختصر لكل عمل أساسي: هدف، نطاق، مراحل، أشخاص، مخرجات.
- بعد انتهاء المشاريع: ملاحظة ختامية قصيرة عمّا نجح وما يجب تغييره في المرة القادمة.
- دعم إعداد تقارير المنح عند وجودها في حبق ميديا عبر جمع البيانات والأدلة وأرشفتها.
خطوط الإشراف والتعاون
- المرجعية الإدارية: المؤسس.
- التعاون اليومي: مدير/ة التحرير أو مسؤول التحرير، مسؤول/ة الإنتاج، الدعم المالي أو المحاسب، والمتعاونون حسب المشروع.
مؤشرات الأداء
- انخفاض “الضياع” في المواعيد والمهام وتكرار الأسئلة التشغيلية.
- ارتفاع نسبة الالتزام بالمهل وجودة التسليمات في ميديا والإنتاج.
- وضوح الملفات والميزانيات بحيث يمكن مراجعتها خلال دقائق.
- قدرة المؤسس والقيادات الإبداعية على التركيز على المحتوى والقرارات بدل المطاردة اليومية.
المواصفات المطلوبة
الخبرة
- 3 سنوات على الأقل في التنسيق أو إدارة مشاريع أو تشغيل فرق، ويفضل ضمن إعلام أو إنتاج أو وكالات إبداعية.
- خبرة في العمل مع فريلانسرز وشبكات متعاونين، وفهم أساسي لسير عمل التحرير والإنتاج.
المهارات
- تنظيم قوي واهتمام بالتفاصيل التي تؤثر فعلياً على التنفيذ.
- تحويل النقاشات إلى مهام واضحة وجداول واقعية.
- كتابة عربية جيدة لإعداد ملخصات ورسائل تشغيلية واضحة، والإنجليزية ميزة.
- ارتياح مع الأدوات الرقمية والتعلم السريع، خصوصاً أنظمة إدارة المشاريع والتخزين.
الصفات الشخصية
- موثوق/ة وهادئ/ة تحت الضغط.
- قادر/ة على المتابعة الحازمة بدون خلق توتر.
- عملي/ة ويوازن بين الجودة والإنجاز.
تفاصيل عملية
- الموقع: عن بعد ممكن، مع أفضلية لمن يفهم سياق السويداء وسوريا.
- الوقت: يبدأ بدوام جزئي بساعات أسبوعية واضحة، مع قابلية للتوسع حسب التمويل وحجم العمل.
- نوع التعاقد: عقد خدمة أو استشارة في البداية، مع إمكانية الانتقال لاحقاً لصيغة توظيف أكثر استقراراً.
مسار التطور إلى مدير/ة عمليات للوحدتين
عند توسع الفريق والتمويل، يتطور الدور إلى قيادة تشغيلية أوسع تشمل: بناء فريق دعم عمليات صغير، وضع ميزانيات تشغيلية أدق، توحيد السياسات التشغيلية، وتمثيل حبق في اجتماعات تشغيلية مع شركاء ومانحين ضمن حدود الدور.