المسمّى الوظيفي
مدير/ة البرامج
(إشراف شامل على الوحدات وإدارة يومية لملف المنح والمانحين)
ملخص الدور
مدير/ة البرامج هو المسؤول عن تشغيل البرامج اليومية على مستوى تجمع حبق، وضمان أن كل وحدة تعمل ضمن خطط قابلة للتنفيذ ومتطلبات الجهات المانحة. يقود إدارة المنح من البداية للنهاية: تحديد الفرص، تطوير المقترحات، مواءمة الأنشطة والميزانيات، متابعة التنفيذ، ثم إعداد التقارير والسرد والأدلة. هذا الدور هو نقطة الربط التشغيلية الأساسية بين الوحدات والمانحين، وبين التخطيط والالتزام الفعلي على الأرض.
نطاق الدور
- يشرف على وحدات حبق كافة من منظور “البرامج”: التخطيط، التنفيذ، الالتزام، التوثيق، والتقارير.
- يقود ملف المنح والمانحين: علاقات، جداول، شروط، مؤشرات، ومخرجات.
- لا يستبدل قادة الوحدات في القرارات التخصصية، لكنه/ا يضمن قابلية التنفيذ والالتزام ووضوح المتطلبات والتسليمات.
المسؤوليات الرئيسية
1) إدارة دورة المنح والمانحين
- بناء خارطة فرص تمويل وتحديثها: نوافذ تقديم، شروط، حجم التمويل، ومتطلبات التقارير.
- قيادة إعداد المقترحات: صياغة السرد، نظرية التغيير، النتائج، مؤشرات القياس، وخطط التنفيذ.
- تنسيق إعداد الميزانيات مع الدعم المالي وقادة الوحدات وضمان اتساقها مع الأنشطة.
- إدارة التواصل اليومي مع المانحين: استفسارات، تحديثات تقدم، تعديلات نطاق، وطلبات موافقات.
- ضمان الالتزام بشروط المنح: الجداول، المشتريات، الظهور والهوية، وإجراءات التوثيق.
2) الإشراف البرامجي على الوحدات
- تحويل الرؤية العامة إلى خطط ربع سنوية قابلة للتنفيذ لكل وحدة، مع مؤشرات ومخرجات واضحة.
- متابعة تقدّم الوحدات عبر نظام متابعة موحد: ما أنجز، ما تعثر، وما يحتاج قرار.
- حل التعارضات التشغيلية بين الوحدات: موارد، مهل، تداخل مهام، وتضارب أولويات.
- التأكد من أن المشاريع الممولة لا “تسحب” الوحدات إلى مسارات تضعف الهوية أو الجودة.
3) إدارة التنفيذ والتقارير والأدلة
- بناء نظام جمع أدلة موحد: صور، فيديو، قوائم حضور، روابط منشورة، منتجات نهائية، شهادات.
- إعداد تقارير مرحلية ونهائية: سرد، بيانات، مؤشرات، ودروس مستفادة.
- تنسيق إعداد تقارير مالية داعمة بالتعاون مع الدعم المالي: صرف مقابل ميزانية، تبريرات، ومستندات.
- ضمان أرشفة كل مشروع ممول داخل “ملف مشروع” منظم يسهل مراجعته أو تدقيقه.
4) إدارة الجودة والامتثال
- التأكد من أن سياسات حبق الأساسية مطبقة ضمن المشاريع الممولة: أخلاقيات، حماية، سلامة رقمية، وإدارة مخاطر.
- إدارة سجل مخاطر للمشاريع الممولة: سمعة، قانون، أمن، ولوجستيات، مع مسار تصعيد واضح.
- مراجعة توافق المخرجات مع تعهدات المقترح ومعايير الجودة قبل تسليمها للمانح.
5) إدارة العلاقات وبناء الثقة
- تمثيل حبق في اجتماعات برامجية مع المانحين والشركاء عند الحاجة.
- بناء ذاكرة مؤسسية لعلاقة كل مانح: اهتماماته، حساسياته، أسلوبه، وملاحظاته السابقة.
- تطوير مواد تعريفية وملفات جاهزة: نبذة، بروفايل، قصص نجاح، ومكتبة مقاطع وأصول.
الصلاحيات وحدود القرار
- قيادة التواصل اليومي مع المانحين ضمن السياسات المعتمدة.
- طلب بيانات أو مخرجات من الوحدات ضمن جداول متفق عليها.
- اقتراح إعادة ترتيب أولويات تشغيلية لضمان الالتزام بالمنح، مع رفع ما يتطلب حسم إلى القائد التنفيذي.
- إيقاف أو تعليق تسليم تقرير أو مخرج عند وجود خلل جوهري في الدقة أو الامتثال، مع التصعيد الفوري.
العلاقات التشغيلية
- المرجعية الإدارية: القائد التنفيذي.
- التعاون اليومي: قادة الوحدات، منسقو العمليات، الدعم المالي/الإداري، ومسؤول التوثيق أو الإنتاج بحسب المشروع.
مؤشرات الأداء
- معدل نجاح التقديم للمنح وجودة المقترحات.
- التزام المشاريع الممولة بالجداول والمؤشرات دون انحراف كبير.
- انتظام وجودة التقارير والأدلة وانخفاض الملاحظات السلبية من المانحين.
- وضوح التنسيق بين الوحدات وانخفاض التعارضات التشغيلية.
- تحسن الأرشفة وقابلية التدقيق للمشاريع.
المؤهلات المطلوبة
- خبرة 4 سنوات أو أكثر في إدارة برامج أو منح أو مشاريع ممولة، ويفضل في الإعلام أو الثقافة أو العمل المدني.
- خبرة عملية في كتابة مقترحات وتقارير بالعربية، والإنجليزية ميزة قوية.
- فهم الميزانيات ومبادئ المتابعة والتقييم بمستوى تشغيلي.
- مهارات تفاوض وتواصل وإدارة توقعات مع مانحين وشركاء.
- قدرة عالية على التنظيم وتعدد المهام مع الحفاظ على جودة التفاصيل.
تفاصيل العمل حسب المرحلة
- طبيعة الدور: تشغيل يومي عالي المسؤولية، قابل للعمل عن بعد مع اجتماعات دورية حسب الحاجة.
- التفرغ: جزئي أو كامل وفق حجم المنح والمحفظة التمويلية، مع ساعات متفق عليها.
مسار التطور
مع نمو تجمع حبق، يتوسع الدور إلى إدارة “محفظة برامج” كاملة: فريق كتابة منح وتقارير، مسؤول متابعة وتقييم، ومسؤول شراكات تمويلية، مع قدرة أكبر على التخطيط السنوي وإدارة موارد متعددة عبر الوحدات.